Kundenstimmen

Ausschlaggebend für mich ist die Ausrichtung an den Kundenbedürfnissen und die Flexible Terminierung. Besonders für kleine Gruppen empfehlenswert mit gutem Preis-/Leistungsverhältnis.

Christina Mayer, MEVACO GmbH
HomeBlogsKai Weible

Kai Weible

Guten Tag, mein Name ist Kai Weible. Ich bin 39 Jahre alt, verheiratet und habe 2 Kinder - Als Geschäftsführer und Gesellschafter der Webdata Internet Consulting GmbH berate ich Unternehmen in allen IT- und Sicherheitsfragen. Seit mehr als 12 Jahren bin ich auch in der Erwachsenenbildung für verschiedene Bildungsträger sowie für die Webdata Internet Consulting GmbH tätig.

Meine Kompetenzschwerpunkte sind: Microsoft Office sowie MS Visio und Project von Version 2003 über 2007 bis hin zur aktuellen Version 2010. Weiterhin Sicherheit und Verschlüssselungstechniken im Internet sowie Personal- uind Bewerbungstraining.

Philosophie und soziale Kompetenz

Als Trainer und Dozent ist mir wichtig, dass alle den gewünschten Lernerfolg haben und dass ich dieTeilenhmer motiviere und je nach ihren Vorkenntnissen fördere. Die eigene Weiterbildung gehört für mich selbstverständlich zur Weiterentwicklug meiner Erfahrung. Ich arbeite gerne mit Menschen und unterschiedlichen Charakteren. Die Einbindung in soziale Strukturen und Entwicklungsmöglichkeiten als Individuum halte ich für sehr wichtig. Als Vorstandsmitglied des Turnverein Altenstadt kann ich diese Bereiche sehr gut abdecken.

Aktuelle Weiterbildungen und Zertifizierungen:

2012 - Seminar: Planung und Durchführung von Seminaren
2012 - Re-Zertifizierung als Microsoft Certified Trainer
2012 - Microsoft Office Specialist (MOS) Outlook 2010
2012 - Microsoft Office Specialist (MOS) Excel 2010
2012 - Microsoft Office Specialist (MOS) Word 2010
2012 - Microsoft Office Specialist (MOS) Powerpoint 2010
2012 - Erste Hilfe Ausbildung (Auffrischung)

Google+

         

Outlook Tipp #4 - Eigene Ansicht im Kalender zur Abrechnung von Terminen

Hat man verschiedene Kundentermine über die Woche, stellt sich am Ende immer die Frage: Wem habe ich bereits eine Rechnung geschickt bzw. welche Zeiten müssen abgerechnet werden?

Ich möchte hier einmal zeigen, wie man mit Hilfe von Microsoft Outlook eine einfache Übersicht / Tabelle mit den abzuarbeitenden Einträgen erstellen kann. Der Vorgang wird hier mit Outlook 2013 gezeigt, lässt sich aber in gleicher Weise auch auf ältere Versionen übertragen. Selbstverständlich lässt sich die Idee auf eigene Fälle übertragen.

Vorbereitung:

Um bei meinen Kalendereinträgen festlegen zu können ob ich diesen Termin abrechnen will, habe ich mir die Kategorie "Abzurechnen" in die Kategorie-Liste eingetragen. Um die bereits berechneten Einträge dann ebenfalls zu kennzeichnen, legen wir uns noch eine zweite Kategorie "Abgerechnet" an. Das sieht dann entsprechend so aus:

 

Erstellen der benutzerdefinierten Ansicht:

Um einen besseren Überblick über die abzurechnenden Termine zu bekommen, erzeugen wir uns eine eigene Ansicht in der nur die noch nicht abgerechneten Termine gelistet werden. Dazu wechseln wir in den Kalender und öffnen über das Register Ansicht -> Ansicht ändern -> Ansichten verwalten das Menü mit den bestehenden Ansichten.

      

Hier werden alle bereits angelegten Ansichten gelistet. Mit Neu... erstellen wir uns eine neue Ansicht und geben dieser Ansicht den Namen "Abzurechnen". Außerdem legen wir noch den Ansichtentyp auf Tabelle und die Berechtigung auf "Diesen Ordner, für alle Benutzer sichtbar" fest.

Mit OK legen wir nun die Ansicht an und Outlook öffnet uns die Erweiterten Ansichteneinstellungen. Dort haben wir die Möglichkeit über die Buttons die anzuzeigenden Spalten, Gruppierungen oder die Sortierung festzulegen. Diese können individuell angepasst werden und daher wird hier nicht darauf eingegangen - die Standard-Einstellungen bieten bereits einen guten Grundstock.

Um nun nur noch die Termine anzuzeigen die noch nicht abgerechnet sind, nutzen wir die Filterfunktion. Leider hat Outlook hier ein kleines Problem mit der SQL-Abfrage. Ich habe mehrfach versucht die Lösung mit SQL Befehlen bzw. ausschließlich mit dem Regsiter "Erweitert" hin zu bekommen. Dies klappt aber nicht. Eine funktionierende Lösung ist wie folgt:


Auf dem Register "Weitere Optionen" wird unter Kategorie der Eintrag "Abzurechnen" ausgewählt:

Danach wird auf dem Register "Erweitert" über die weiteren Kriterien das Feld Kategorien aus dem Bereich "Häufig verwendete Felder" ausgewählt und mit der Bedingung "enthält nicht" -> Wert: Abgerechnet der Liste hinzugefügt.

 

Damit funktioniert der Filter nun wie gewollt und die Ansicht zeigt nur noch Termine, die in der Kategorie "Abzurechnen" stehen, aber noch nicht die Kennzeichnung "Abgerechnet" haben.

Ich habe mir den Filter noch etwas erweitert, da in meiner Liste auch Termine auftauchen, die noch in der Zukunft liegen. Auch hier giilt es eine kleine Hürde zu umschiffen:

In den Feldern finden wir ein Feld "Beginn" bzw. "Ende", in dem das Datum und Uhrzeit des Termins steht. Beide können hier - je nach Anforderung - genutzt werden. Bei den Bedingungen wählen wir "am oder vor" und beim Wert können wir die interen Variable HEUTE eintrage. Somit wird immer der aktuelle Tag für den Filter verwendet.

Mit OK die Filter und die Erweiterte Ansicht schließen und die Ansicht auswählen. fertig!

 

 

 

Zuletzt aktualisiert am Mittwoch, 22. Januar 2014 11:45

Outlook Tipp #3 - Dateianhänge automatisch speichern

Microsoft Outlook© ist eines der meistgenutzten Workgroup-Programme im Büroalltag. Leider wird das Programm oft nicht in dem Umfang eingesetzt, wie es möglich wäre. In meinem Seminar "Outlook 2010 - Zeitmanagement" am 11.12.2013 im Schulungszentrum in Dürnau (Kreis Göppingen), zeige ich den Teilnehmern viele nützliche Tipps und Tricks, wie Outlook besser genutzt werden kann. Bis dahin werde ich immer wieder einen Praxistipp für Outlook hier vorstellen:

In meinem letzten Seminar für die Firma Kärcher wurde ich gefragt, ob es nicht möglich wäre Dateianhänge automatisch zu speichern. In diesem Fall waren dies Service-Berichte die per E-Mail eingehen und in einen Ordner gelegt werden müssen. Zu lösen ist dies mit einem kleinen VBA-Script:

1) Mit ALT+F11 den VBA-Editor von Outlook öffnen und dort den folgenden Code einfügen:

Sub SaveToDisk(olMail As MailItem)

Dim Pfad As String
Dim Datei As Attachments
Pfad = "C:\Service-Archiv\"   'Der Pfad muss entsprechend angepasst werden. Wichtig ist der letzte Backslash

On Error Resume Next

Set Datei = olMail.Attachments
    For i = 1 To Datei.Count
    Datei.Item(i).SaveAsFile Pfad & Datei.Item(i).FileName
Next i

End Sub

2) Damit der Code ausgeführt wird. Legen wir uns eine Regel an. Dazu auf dem START-Register auf den Befehl "Regeln" und dann auf "Regeln oder Benachrichtigungen verwalten"

3) Im neuen Fenster auf "Neue Regel" und die Auswahl "Regel auf von mir empfangenen Nachrichten anwenden" auswählen

4) Im 1. Schritt des Regel-Assistenten wird nun angegeben auf was die Regel reagieren soll. In meinem Fall kommt die E-Mail von einer festen E-Mail Adresse, die nur für diese Service-Berichte da ist.

5) Im 2. Schritt des Regel-Assistenten wird nun gewählt, was passieren soll. Hier wählt man den Punkt "ein Skript ausführen" aus und wählt dann im unteren Fenster das zugehörige Script aus.

6) Im 3. Schritt können nun noch Ausnahmen zur Regel gewählt werden.

7) Zum Schluss wird die Regel noch mit einem Namen versehen und aktiviert.

Nun werden alle Anhänge automatisch in den Pfad gespeichert.

Zuletzt aktualisiert am Freitag, 08. November 2013 09:25

Outlook Tipp #2 - Betreffzeile bei eingegangenen Mails anpassen

Microsoft Outlook© ist eines der meistgenutzten Workgroup-Programme im Büroalltag. Leider wird das Programm oft nicht in dem Umfang eingesetzt, wie es möglich wäre. In meinem Seminar "Outlook 2010 - Zeitmanagement" am 11.12.2013 im Schulungszentrum in Dürnau (Kreis Göppingen), zeige ich den Teilnehmern viele nützliche Tipps und Tricks, wie Outlook besser genutzt werden kann. Bis dahin werde ich immer wieder einen Praxistipp für Outlook hier vorstellen:

Die neue Suchfunktion von Outlook 2010 und 2013 ist sehr mächtig. Durch die schnelle Suche in allen Ordnern (oder sogar in mehreren Accounts) ist es nun problemlos möglich den Posteingang sauber zu archivieren und alle Mails in Unterordner zu legen. Zur schnellen Orientierung und Suche dient bei E-Mails meist die Betreff-Zeile, diese ist aber nicht immer sprechend. Entweder stimmt der Betreff nach mehrmaligem hin und her senden nicht mehr mit dem Inhalt der E-Mail überein, oder der Betreff ist nicht aussagekräftig genug.

Hier bietet Outlook eine praktische Möglichkeit, die eingegangenen Mails nachträglich zu bearbeiten. In meinem Beispiel habe ich folgende E-Mail erhalten:

Wie man sehen kann, ist im Betreff nicht klar ersichtlich um welches Angebot es sich denn handelt. Auch der Firmenname ist hier nicht eindeutig genug. Um diese E-Mail später besser finden zu können, ändere ich den Betreff auf etwas "sprechendes".

Mit einem Doppelklick, die E-Mail öffnen und dort kann der Betreff nun beliebig angepasst werden:

Beim Schließen der Mail werden die neuen Eigenschaften abgespeichert. Der ursprüngliche Betreff steht weiterhin in den Mail-Eigenschaften. Jedoch kann ich nun bequem nach der Kundensummer suchen:

 

Mit diesem Prinzip lassen sich im Mail-Verkehr sehr einfach Informationen nachpflegen. So kann (wie im aktuellen Beispiel) eine Kundennummer oder Projektnummer mitgeführt werden. Auch eine Versionierung der Mails ist so möglich.

Zuletzt aktualisiert am Dienstag, 05. November 2013 09:00

Outlook Tipp #1 - Mails automatisch hervorheben

Microsoft Outlook© ist eines der meistgenutzten Workgroup-Programme im Büroalltag. Leider wird das Programm oft nicht in dem Umfang eingesetzt, wie es möglich wäre. In meinem Seminar "Outlook 2010 - Zeitmanagement" am 11.12.2013 im Schulungszentrum in Dürnau (Kreis Göppingen), zeige ich den Teilnehmern viele nützliche Tipps und Tricks, wie Outlook besser genutzt werden kann. Bis dahin werde ich immer wieder einen Praxistipp für Outlook hier vorstellen.

Farben und Hervorhebungen dienen der Übersichtlichkeit. Egal ob bei E-Mails oder bei den Terminen. Outlook bietet mit den bedingten Formaten eine einfache Lösung um Elemente automatisch einzufärben oder hervorzuheben. Ich zeige hier am Beispiel von E-Mails wie dies eingestellt werden kann:

Mit einem Klick auf "Ansicht" und "Ansichtseinstellungen" lässt sich die aktuelle Ansicht anpassen. Im folgenden Dialogfenster klicken wir auf den Punkt "Bedingte Formatierung":

Im E-Mail Bereich sind bereits einige bedingte Formate angelegt. Die Funktion, dass ungelesene Mails fett dargestellt werden, ist z.B. so realisiert. Mit dem Knopf "NEU" können wir ein neues Format festlegen und einen entsprechenden Namen festlegen. Ich wähle hier den Namen Seminaranmeldung, da ich alle Mails mit Anmeldungen zu Seminaren rot hervorheben möchte.

Nachdem wir die neue Regel eingefügt haben, können wir diese Konfigurieren. Zuerst lege ich mit den Knopf "Schriftart..." das Format fest. Damit ich die E-Mails auch gut erkennen kann, wähle ich eine rote Schriftfarbe und unterstreiche den Text zusätzlich.

Leider sind die Formate sehr begrenzt. So sind z.B. keine Hintergrundfarben oder Symbole möglich.

Nachdem wir nun das Format festgelegt haben, muss noch die Bedingung angepasst werden. Das Format verlassen wir mit OK und klicken auf den Knopf "Bedingung".

Da meine Anmeldungen zu den Seminaren über ein Web-Formular erfolgen, ist der Betreff immer der selbe. Somit kann ich nach diesem Betreff filtern und die Regel wie oben dargestellt erstellen. Auf den Registern "Weitere Optionen" oder "Erweitert" sind noch mehr Felder und auch Kombinationen aus mehreren Elementen möglich.

Nun ist die bedingte Formatierung aktiv und alle E-Mails im Posteingang werden entsprechend markiert und tragen zur Übersichtlichkeit des Ordners bei:

 

 

Zuletzt aktualisiert am Freitag, 01. November 2013 16:45

Seite 1 von 3

So erreichen Sie uns

Mobiltelefon  Fabrikstraße 37
  73105 Dürnau

  Tel.: 07164 - 149 88 91
  zu den Ansprechpartnern
 

Google+

Docs / Support

Onlinesupport  Bei Problemen und Fragen helfen wir Ihnen
  gerne. In unserer Wissensdatenbank
  finden Sie Anleitungen zuhäufigen Fragen.
  Gerne helfen wir Ihnen auch direkt weiter.

Ihr Ansprechpartner

Kai Weible  Ihr Ansprechpartner für dieses Thema ist
  Kai Weible
  Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!
  Tel. 07164 - 149 88 92

Zum Anfang